Open Source, Referenties No comments yet

Dartsbond Almere gebruikt Alfresco

By on mei 23rd, 2012

Sinds 1 april 2012 maakt het bestuur van de Dartsbond Almere gebruik van Alfresco. Naast een virtueel kantoor voor het bestuur zelf, heeft ieder bestuurslid een eigen virtueel kantoor in beheer waarin commissieleden met het bestuurslid en elkaar kunnen samenwerken. Men maakt gebruik  van de modules Documentbeheer, Forum, Blog, Agenda en Koppelingen De gebleken voordelen als gevolg van de verbeterde samenwerking zijn:

  • Beperking van het Emailverkeer;
  • Afname van de behoefte aan overleg;
  • Verkorting van de structurele vergaderingen;
  • Betere afhandeling van binnenkomende post;
  • Doorzoekbaarheid van het complete archief van de DBA vanaf 1997.

De bestuursleden zijn zeer te spreken over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. De digibeten onder hen hebben ook gemakkelijk hun weg in Alfresco gevonden.

 

Projectmanagement No comments yet

Projectziekte

By on mei 22nd, 2012

Je kan het zo gek niet verzinnen of het wordt een project. Ook heel normale dingen, zoals het inrichten van een server, of de aanschaf van een backcupsysteem, moeten ineens met Prince II worden uitgevoerd. Er wordt een Executive en een Senior Supplier en een Senior User aangesteld om een projectgroep te vormen. Er wordt naarstig naar een opdrachtgever gezocht. En natuurlijk een projectleider aangesteld. Die gaat weer druk aan het werk met een Product Breakdown Structure. Per onderdeel wordt dan een werkgroep gevormd. Aan het hoofd van iedere projectgroep een deelprojectleider. Je zou er gek van worden.

Mensen moeten beseffen dat in een normale organisatie echte projecten een enorme uitzondering zijn. De volgende eigenschappen van het werk moeten gelden, alvorens een project in het leven te roepen.

  • Het werk moet van levensbelang zijn voor de organisatie(s);
  • Het werk moet omvangrijk zijn;
  • Meerdere organisaties of -onderdelen moeten erbij betrokken zijn;
  • Er is expertise nodig vanuit verschillende disciplines;
  • Het moet beslist voor een bepaald tijdstip klaar zijn;
  • Het werk is uniek en zal nooit meer voorkomen.

Geldt één van deze eigenschappen niet, gooi er dan geen projectorganisatie tegenaan. Dat is verspilde moeite en verspilde tijd. Tijd die beter kan worden ingezet om het werk gewoon te doen.

 

Organisatiekunde No comments yet

Verbied Email

By on mei 21st, 2012

Email is allang niet meer het nuttige instrument wat het eens was. Email is een plaag geworden! De CC’s en BCC’s vliegen je om de oren. Ben je een paar dagen weg, dan ben je sowieso een dag kwijt om je door de enorme hoeveelheid mailtjes heen te werken.

Ik pleit er voor om interne Email te verbieden!. Dit lijkt een rigoureuze maatregel, maar toch wegen de voordelen op tegen de nadelen.

Waar je wel voor moet zorgen, is dat informatie door uw medewerkers opgehaald kan worden. Daar is een intranet in de vorm van een samenwerkingssite bij uitstek voor geschikt.

Kijkt u maar eens wat Alfresco te bieden heeft.

In plaats van dat (des)informatie zich als een explosie via een eMailbom verspreidt,  kun je met Alfresco allerlei informatie centraal opslaan en bewerken. Eén versie van een document, in plaats van de tientallen versies die soms via de Email ontstaan.

En Email? Die gebruiken we dan alleen nog maar voor extern verkeer met leveranciers en klanten. En eens per dag zal Alfresco u nog een mailtje sturen met wat er op uw intranet is veranderd!

Open Source No comments yet

Waarom zijn Open Source toepassingen beter?

By on mei 20th, 2012

Ik weet niet of hiermee de juiste vraag gesteld wordt. Het is helemaal niet gezegd dat open source toepassingen beter zijn dan closed source toepassingen.

Een betere vraag is, of een Open Source toepassing goed genoeg is om in een organisatie toe te passen. De kwaliteit van een toepassing is maar één facet dat bijdraagt aan de effectiviteit van een systeem in uw organisatie. Naast de toepassing moet ook het proces effectief verlopen. De toepassing moet kunnen aansluiten op uw proces. Daarnaast is er nog een belangrijke factor: de mens! De acceptatie, of te wel de wil om met de toepassing te willen werken is erg belangrijk! De effectiviteit van een toepassing wordt wel eens uitgedrukt in de volgende formule E=K*A. Dit staat voor Effectiviteit = Kwaliteit * Acceptatie. De software kan van nog zo’n goede kwaliteit zijn, als de mensen er niet mee willen werken, is deze niets waard.

Bij aanschaf van closed source software betaalt u een aanzienlijk bedrag aan licentiekosten. Dat is inherent aan het verdienmodel van het bedrijf dat de toepassing levert. U kunt elk bedrag maar één keer uitgeven. Een bedrijf dat een open source toepassing levert heeft een verdienmodel dat niet gebaseerd is op licentiekosten, maar op ondersteuning. Die ondersteuning heeft betrekking op de implementatie en op de mens. In het implementatietraject wordt de software helemaal ingesteld op een efficiënte procesgang. Bij de ondersteuning wordt veel aandacht besteed aan de opleiding van uw medewerkers. Hierdoor neemt ook de acceptatie bij uw medewerkers toe.

Aan het einde van de streep heeft u misschien wel net zo veel uitgegeven voor een toepassing, als dat u met closed source zou hebben gedaan. Ik verzeker u echter dat doordat er meer nadruk ligt op het passend maken van de toepassing en het meenemen van uw medewerkers in het traject, de open source toepassing een veel betere bijdrage aan de winst levert dan de closed software.