‘Organisatiekunde’ Posts

 

De zinloosheid van centraliseren in professionele organisaties

Read full article  | No Comments

centralisatie leidt niet tot meer efficiency

Centralisatie is in de mode. Ook bij professionele organisaties. In het onderwijs worden de scholengemeenschappen steeds groter. De politie wordt omgevormd tot de Nationale Politie. In het gevangeniswezen is er het streven naar een aantal grote penitentiaire inrichtingen, wat leidt tot het sluiten van een groot aantal gevangenissen. In de zorg groeien de ziekenhuizen en de thuiszorgorganisaties qua omvang.

De drijfveer achter deze reorganisaties is het vergroten van de efficiency met het doel de kosten te reduceren. De overeenkomst tussen de in de vorige alinea genoemde organisaties is, dat de reorganisaties niet leiden tot een betere efficiency, laat staan vermindering van de kosten. Blijkbaar worden er bij centralisatie rekenmodellen gehanteerd, die niet met de werkelijkheid overeenkomen.

In professionele organisaties is het zo, dat op het uitvoerend niveau maar beperkt efficiencywinst kan behalen. In een productie-omgeving kun je productieprocessen anders inrichten, om zo door een effectievere werkverdeling tot meer efficiency te komen. Dit leidt er, bi voorbeeld, toe dat bepaalde repeterende taken door robots kunnen worden uitgevoerd. Een professional werkt in een omgeving waar al naar gelang de situatie, steeds een andere reactie moet worden gegeven. De professional moet anticiperen op veranderende omstandigheden. Dit gegeven leidt ertoe, dat er op uitvoerend niveau een professional een beperkt aantal “subjecten” kan bedienen. Een leraar zal een klas van vijftig leerlingen niet aankunnen, een team van inrichtingswerkers in een penitentiaire inrichting zal in een grote gevangenis niet meer gedetineerden kunnen begeleiden. Een wijkagent zal geen grotere wijk aankunnen en een wijkverpleegkundige in dienst bij een grotere organisatie, behandelt niet meer patiënten.

Als op uitvoerend niveau geen efficiencyslag kan worden gemaakt, dan kan die efficiency alleen behaald worden op ondersteuning en management. En dit is interessant. Kleine organisaties van professionals hebben namelijk weinig ondersteuning en management nodig. Ondersteuning en aansturing worden in kleine organisaties geregeld door professionals zelf, die daarbij ook nog deel blijven nemen aan het operationeel proces. Denk aan de directeur van een kleine basisschool die ook nog gewoon les geeft, of de wijkverpleegster, die het rooster maakt voor haar en haar collega’s. Grote organisatie leiden er toe, dat steeds meer professionals uit het operationele veld worden getrokken. Vaak gebeurt dit ook voor taken die alleen maar betrekking hebben op het in stand houden en doen groeien van de organisatie. Deze organisatie heeft echter precies dezelfde hoeveelheid professionals nodig om de diensten te kunnen uitvoeren, als dat zij was opgedeeld in een groot aantal kleinere eenheden die de zaken op kleine schaal zouden regelen.

Hier kan tegen in gebracht worden, dat we nu eenmaal in een hele ingewikkelde maatschappij leven, en dat grote organisatie nodig zijn om professionals hun werk te kunnen laten doen. Hier durf ik weer tegen in te brengen, dat de ingewikkeldheid van de maatschappij is veroorzaakt door het steeds groter maken van de werkverbanden en dat terug naar de professionele uitvoering-basis juist een oplossing is voor de ingewikkeldheid.

Mijn mening is dat decentralisatie en deregulering leidt tot een betere maatschappij. Professionals zouden het voortouw moeten nemen. Zij zijn niet afhankelijk van ondersteuning en management. Die twee laatsen bestaan slechts bij de gratie van hun werk!

Informatiemanagement in kaart gebracht

Read full article  | No Comments

Dit artikel van Professor Rik Maes heeft in 2003 de toon gezet voor ons denken over informatiemanagement. Waard om eens door te lezen! Hier de link naar het artikel in PDF-formaat.

Verbied Email

Read full article  | No Comments

Email is allang niet meer het nuttige instrument wat het eens was. Email is een plaag geworden! De CC’s en BCC’s vliegen je om de oren. Ben je een paar dagen weg, dan ben je sowieso een dag kwijt om je door de enorme hoeveelheid mailtjes heen te werken.

Ik pleit er voor om interne Email te verbieden!. Dit lijkt een rigoureuze maatregel, maar toch wegen de voordelen op tegen de nadelen.

Waar je wel voor moet zorgen, is dat informatie door uw medewerkers opgehaald kan worden. Daar is een intranet in de vorm van een samenwerkingssite bij uitstek voor geschikt.

Kijkt u maar eens wat Alfresco te bieden heeft.

In plaats van dat (des)informatie zich als een explosie via een eMailbom verspreidt,  kun je met Alfresco allerlei informatie centraal opslaan en bewerken. Eén versie van een document, in plaats van de tientallen versies die soms via de Email ontstaan.

En Email? Die gebruiken we dan alleen nog maar voor extern verkeer met leveranciers en klanten. En eens per dag zal Alfresco u nog een mailtje sturen met wat er op uw intranet is veranderd!